Mantener una comunicación efectiva con los clientes es crucial para el éxito de cualquier negocio local. Uno de los aspectos más importantes es asegurarse de que las citas sean recordadas por los clientes para poder asistir sin inconvenientes. Aquí es donde los recordatorios de citas juegan un papel fundamental.
Te contamos las diferentes opciones disponibles para enviar recordatorios de citas y consejos para crear mensajes efectivos para tu negocio.
Beneficios de enviar recordatorios de citas
Reducción de ausencias
El beneficio más obvio de enviar recordatorios de citas es la reducción de ausencias. Los recordatorios ayudan a que los clientes no olviden sus compromisos, lo que se traduce en una mayor eficiencia y menos tiempo perdido.
Mejora de la satisfacción del cliente
Los recordatorios de citas demuestran que te preocupas por tus clientes y su tiempo. Esta atención al detalle puede mejorar la percepción que los clientes tienen de tu negocio, aumentando su lealtad y satisfacción.
Optimización de la agenda
Permitir a los clientes confirmar o reprogramar citas de manera fácil ayuda a mantener tu agenda organizada. Esto reduce el tiempo que tu equipo pasa gestionando citas y libera recursos para otras tareas importantes.
Incremento de la productividad
Automatizar el envío de recordatorios de citas con herramientas como ViDay significa menos tareas manuales para ti y tu equipo. Esto no solo incrementa la productividad sino que también reduce el margen de error humano.
Datos imprescindibles en un recordatorio de cita
- Nombre del cliente: Personalizar el mensaje con el nombre del cliente ayuda a captar su atención y añade un toque personal.
- Fecha de la cita: Especificar claramente la fecha de la cita es fundamental para evitar cualquier confusión. Incluye el día, mes y año.
- Hora de la cita: Indica la hora exacta de la cita, incluyendo si es en formato de 24 horas o 12 horas con la correspondiente notación de AM/PM.
- Ubicación de la cita: Proporciona la dirección completa donde se llevará a cabo la cita. Si es posible, incluye un enlace a Google Maps u otra herramienta de mapas para facilitar la llegada del cliente.
- Propósito de la cita: Menciona brevemente el motivo de la cita, especialmente si es un servicio específico, consulta o tratamiento. Esto ayuda al cliente a estar preparado y recordar por qué se hizo la cita.
- Instrucciones previas: Si hay alguna preparación especial que el cliente deba hacer antes de la cita, asegúrate de incluir estas instrucciones. Por ejemplo, ayuno antes de una consulta médica, traer documentos específicos, etc.
- Información de contacto: Proporciona un número de teléfono o correo electrónico al que el cliente pueda comunicarse en caso de dudas, confirmaciones o reprogramaciones.
- Opciones para confirmar o reprogramar: Incluye un enlace o instrucciones claras para que el cliente pueda confirmar, reprogramar o cancelar la cita fácilmente.
- Número de referencia o código de cita: Si tu sistema de gestión de citas utiliza números de referencia o códigos de cita, inclúyelos en el recordatorio para facilitar la identificación de la cita.
- Mensaje de agradecimiento: Termina el recordatorio con un breve mensaje de agradecimiento, mostrando tu aprecio por la preferencia del cliente y reforzando la relación.
Ejemplos de plantillas de recordatorio de cita según el negocio
Ejemplo 1. Email de recordatorio para un negocio de fisioterapia
Estimado/a [Nombre del Cliente],
Queremos recordarte que tienes una cita de fisioterapia programada en [Nombre del Negocio] el [Fecha] a las [Hora].
Dirección:
[Dirección Completa]
[Enlace a Google Maps]
El motivo de la cita es realizar la valoración de una posible lesión. Para ello, te recomendamos llegar 10 minutos antes de tu cita y traer ropa cómoda.
Para confirmar, reprogramar o cancelar tu cita, responde a este correo o contáctanos al [Número de Contacto].
Gracias por confiar en nosotros para tu cuidado y recuperación.
Un saludo,
[Nombre del Negocio]
[Información de Contacto]
[Enlace al sitio web]
Ejemplo 2. SMS de recordatorio para un negocio de nutrición
Hola [Nombre].
Te recordamos tu cita con [Nombre del Nutricionista] en [Negocio] el [Fecha] a las [Hora].
Para confirmar llama al [Número de Contacto].
¡Gracias!
Ejemplo 3. WhatsApp de recordatorio para un negocio de peluquería
? ¡Hola [Nombre del Cliente]!
Te recordamos que tienes una cita en [Nombre del Negocio] el [Fecha] a las [Hora] para corte y peinado.
La dirección es [Dirección Completa]. Aquí puedes ver la ubicación: [Enlace a Google Maps].
Si necesitas confirmar, reprogramar o cancelar tu cita, por favor responde a este mensaje o llámanos al [Número de Contacto].
? ¡Gracias por elegirnos! ¡Nos vemos pronto!
Personalizar el recordatorio de cita
Personalizar el mensaje y no conformarse con un recordatorio genérico, aumenta las probabilidades de que el cliente preste atención al mensaje.
¿Puedes automatizar los recordatorios sin perder el toque personal?
Sí, es posible automatizar los recordatorios y mantener un toque personal.
Por ejemplo, puedes usar el nombre del cliente y detalles específicos de la cita en los mensajes de recordatorio para hacerlo más personalizados.
También puedes redactar los mensajes con un tono cálido y amigable, como si estuvieras hablando directamente con el cliente. Y ofrecer la posibilidad de responder, confirmar o reprogramar la cita fácilmente a través del mensaje automatizado.
Para elevar la personalización, puedes utilizar información del historial del cliente para enviar mensajes más relevantes.
Recomendaciones en el envío de recordatorios de cita
Mantén el mensaje claro y conciso
Un buen mensaje de recordatorio debe ser breve y directo. Incluye la información esencial: fecha, hora y lugar de la cita. Si es necesario, añade cualquier preparación que el cliente deba hacer antes de la cita.
Incluye opciones para confirmar o reprogramar
Facilita la comunicación bidireccional permitiendo que los clientes confirmen o reprogramen la cita directamente a través del mensaje. Esto no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también ayuda a mantener tu agenda actualizada.
Envía el recordatorio en el momento adecuado
El tiempo ideal para enviar un recordatorio de cita depende del tipo de negocio y las preferencias de tus clientes. Sin embargo, una práctica común es enviar el primer recordatorio 24 horas antes de la cita y un segundo recordatorio entre 1 y 3 horas antes de la cita. Esto asegura que el cliente tenga suficiente tiempo para recordar y prepararse para la cita, así como la oportunidad de reprogramar si es necesario.
Mide la efectividad de tus recordatorios de citas
Para medir la efectividad de tus recordatorios de citas, puedes:
- Monitorear cuántos clientes confirman sus citas después de recibir un recordatorio.
- Comparar la cantidad de ausencias antes y después de implementar los recordatorios.
- Recoger opiniones de los clientes sobre la utilidad de los recordatorios y cualquier sugerencia para mejorarlos.
Y, con los resultados obtenidos, trabajar para optimizar el mensaje y el envío de recordatorios.
¿Qué hacer si un cliente no responde al recordatorio?
Si un cliente no responde al recordatorio, puedes enviar un segundo recordatorio adicional más cercano a la hora de la cita.
Si es una cita importante o crítica, considera hacer una llamada telefónica para confirmar la cita.
En cualquier caso, si la falta de respuesta se repite, asegúrate de que el mensaje fue enviado por el canal correcto, verifica si tienes la información de contacto correcta y actualiza tus registros si es necesario.
Herramientas o recursos para la crear un buen recordatorio de cita
Recordatorios de citas por WhatsApp gratis
WhatsApp se ha convertido en una herramienta esencial para la comunicación diaria y empresarial. Su uso para enviar recordatorios de citas ofrece varias ventajas:
- Accesibilidad: La mayoría de los clientes ya tienen WhatsApp instalado en sus teléfonos.
- Interactividad: Los clientes pueden responder fácilmente, confirmar o reprogramar la cita.
- Coste: Enviar mensajes por WhatsApp puede ser más económico que otras opciones.
Sin embargo, enviar recordatorios por WhatsApp es un proceso manual que puede condicionar mucho tiempo administrativo.
Programa de recordatorio de citas por sms
El envío de recordatorios de citas por SMS es una opción tradicional pero efectiva. Aunque los mensajes SMS pueden tener un coste asociado, ofrecen un alto nivel de entrega y visibilidad. Son ideales para llegar a clientes que pueden no estar usando aplicaciones de mensajería instantánea.
Correo electrónico
El correo electrónico sigue siendo una herramienta poderosa y ampliamente utilizada para la comunicación empresarial. Enviar recordatorios de citas por correo electrónico ofrece varios beneficios:
- Detallado: Permite incluir más información, como instrucciones detalladas, formularios adjuntos o enlaces a recursos relevantes.
- Automatizable: Muchas plataformas de gestión de citas y marketing por correo electrónico permiten la automatización de recordatorios.
- Seguimiento: Puedes realizar un seguimiento de las aperturas y clics para saber si el cliente ha visto el recordatorio.
ViDay: La solución integral
ViDay es un software diseñado específicamente para dueños de negocios locales que desean automatizar la gestión de citas (y mucho más). Entre sus características destacan:
- Automatización completa: ViDay envía recordatorios de citas automáticamente, liberando tiempo para que te concentres en otras áreas de tu negocio.
- Personalización: ViDay permite personalizar cada mensaje de recordatorio con el nombre del cliente, la fecha y hora de la cita, y cualquier otra información relevante. Podrás crear plantillas que se adaptan automáticamente a cada cliente.
- Confirmaciones y reprogramaciones: ViDay facilita la confirmación y reprogramación de citas, mejorando la eficiencia y reduciendo las ausencias. Los clientes pueden confirmar su cita en un clic directamente desde el mensaje de recordatorio.
- Todo, desde una app exclusiva de tu negocio: ViDay te ofrece una app personalizada para tus clientes desde la cual pueden gestionar sus citas, notificaciones, bonos, mensajes y mucho más.
