¿Cuantas más tareas completes, más productividad? No. Tener un día productivo no significa que te haya dado tiempo a hacer muchas cosas.
Significa que has podido hacer tareas significativas e importantes con las que realmente consigues resultados.
Las tareas mecánicas o aquellas que no tienen un objetivo claro quedan fuera de la productividad. Es decir, conseguir aprobaciones, hacer el seguimiento de las citas que tienes programadas hoy u ordenar facturas.
Los equipos más productivos son aquellos que reducen el tiempo dedicado a las tareas menos importantes para poder centrarse en el trabajo clave.
Veamos cómo hacerlo posible con estas 5 técnicas.
Planifica tu jornada.
No comiences tu día sin antes estudiar qué tareas tienes sobre el tejado.
Esto te quitará unos minutos de tu día pero a la larga será un aumento de productividad en tu trabajo ya que te permitirá ver tu día y tu semana con perspectiva.
Además, te ayudará a fijar prioridades: clave para ser más productivo.
De esta forma sabrás qué hacer en cada momento y qué tarea debes comenzar al terminar la anterior, sin quedarte atascado sin saber qué hacer.
En esta planificación, evita saltar de una tarea a otra sin un objetivo claro. Dale tiempo a cada tarea para hacerla con concentración y completarla antes de pasar a la siguiente.
Consigue un equipo funcional y que genere buen ambiente laboral.
Es importante que cada persona de tu equipo sepa cuál es su función y qué tareas abarca. De esta manera, todos tendrán claro qué hacer, de quién dependen y con quien pueden contar para hacer su tarea.
Confiar en la especialidad de cada uno de los trabajadores le dotará de independencia y de la capacidad de plasmar su expertise. Sin embargo, para ser aún más productivo, trata de favorecer la colaboración entre los empleados para agilizar los procesos y conseguir un resultado más enriquecido.
El equipo estará encantado de poder contar con ayuda entre sus compañeros con tareas que se les haga cuesta arriba.
Lo más importante: el ambiente laboral. Un buen entorno de trabajo permite que cada empleado se sienta agusto para trabajar sin presión en un escenario de colaboración para obtener mejores resultados.
Optimiza la gestión del tiempo.
Existen multitud de teorías sobre la gestión del tiempo para ser más productivo. Puedes aplicar la técnica Pomodoro (dividir el trabajo en intervalos de 25 minutos y descansos de 5) o la regla del 80/20 (dedicar el 20% del tiempo al 80% de tareas, es decir, las tareas más rápidas. Y dedicar el 80% del tiempo al 20% de tareas más importantes).
Utilices la técnica que utilices, lo más importante es dedicarte a una sola cosa cada vez para poder dedicarle toda tu atención.
En ese tiempo, reduce las notificaciones y distracciones.
Aprovecha tus momentos de mayor productividad. En ese tiempo, cuando estás completamente inmerso en tu trabajo, entrarás en un estado de fluidez con el que podrás trabajar con más ganas, compromiso y bienestar.
Pero no te olvides de descansar: una pausa para el café, 5 minutos de mirar por la ventana o revisar las notificaciones de tu móvil. Las pausas te ayudarán a descansar la mente y la vista (en caso de trabajar con pantallas) y te dará una dosis de motivación.
Agiliza la comunicación con tu equipo y con tus clientes.
La comunicación es una de las tareas manuales que más tiempo nos separa de lo realmente importante en el negocio.
Para optimizar este proceso, hazte con una herramienta de gestión empresarial que automatice este proceso.
| Con ViDay no sólo puedes digitalizar la gestión de citas de tus clientes para ahorrar el inmenso intercambio de mensajes que supone hacerlo de forma manual. Sino que también tienes la posibilidad de gestionar a todo tu equipo desde la app. |
De esta forma, mejoras la experiencia del cliente y agilizas las tareas de tu personal.
Permites que tus clientes pidan cita en cualquier momento y desde cualquier lugar. Y ahorras el tiempo y el esfuerzo de recibir llamadas, mensajes e emails con solicitudes de citas.
Automatiza el trabajo manual.
Otras tareas manuales que puedes automatizar ganando valor en cada una de ellas, son:
- La gestión de reservas online
- Recordatorio citas a los clientes.
- Uso y recarga de bonos de fidelización.
- Cobros en tiempo real.
- Los turnos de tus empleados y los fichajes.
- Facturación actualizada.
- Seguimiento de pedidos y devoluciones.
- Promociones, descuentos y ofertas.
Imagina digitalizar y automatizar todas ellas desde una misma app
En ViDay puedes hacerlo realidad para poder tener más clientes con menos trabajo con una app a medida, muy fácil de usar y con todo lo que necesitas. La herramienta definitiva para la proactividad en el trabajo. Y, además, sin tener que compartir aplicación con tu competencia.
